19 tháng 2 năm 2013

Chúng tôi xin thông báo với bạn rằng tại cuộc họp hội đồng quản trị tổ chức vào ngày 19 tháng 2 năm 2013, chúng tôi đã quyết định về "Chính sách cơ bản để phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ năm 2013" như sau

 

ghi chú

 

Vì công ty chúng tôi cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ tại nhiều cửa hàng ở tất cả các quận trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, kết hợp kinh doanh cửa hàng tiện lợi với kinh doanh bán vé, kinh doanh liên quan đến dịch vụ tài chính, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh tư vấn và kinh doanh nhà hàng làm cốt lõi, chúng tôi có đặc điểm là phải tuân thủ nhiều luật và quy định cũng như rủi ro thua lỗ (sau đây gọi là "rủi ro") mà chúng tôi phải ứng phó cũng như vậy đa dạng Hơn nữa, do hoạt động kinh doanh cửa hàng tiện lợi của chúng tôi sử dụng hệ thống nhượng quyền nên cần phải cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ phù hợp cho một số lượng lớn các cửa hàng được nhượng quyền Với những đặc điểm kinh doanh này, chúng tôi tin rằng việc xây dựng và vận hành hệ thống keo nha cai net soát nội bộ (sau đây gọi chung là “hoàn thiện”) là một vấn đề quản lý quan trọng nhằm đạt được sự phát triển lành mạnh và bền vững Theo các quy định của Đạo luật Giao dịch Hàng hóa, chúng tôi đã quyết định về `` Chính sách Cơ bản về Phát triển Hệ thống keo nha cai net soát Nội bộ năm 2013 '' sau đây (sau đây gọi là '' Chính sách '') để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và phù hợp trong hoạt động của chúng tôi cũng như để duy trì và tăng giá trị doanh nghiệp của chúng tôi

Chúng tôi sẽ liên tục xem xét chính sách này phù hợp với tình hình phát triển của hệ thống keo nha cai net soát nội bộ dựa trên chính sách này và những thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời cố gắng duy trì hệ thống keo nha cai net soát nội bộ hiệu quả và hợp lý

Chính sách này áp dụng cho tất cả cán bộ (đề cập đến giám đốc, keo nha cai net toán viên hoặc những người tương tự; điều tương tự sẽ được áp dụng sau đây) và nhân viên (bao gồm nhân viên hợp đồng, nhân viên tạm thời, nhân viên tạm thời, vv hoặc những người tương đương với những người này; sau đây cũng sẽ áp dụng tương tự) của Công ty

 

1 Về hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty

(1) Hội đồng quản trị xác định các chính sách và kế hoạch phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ, bao gồm hệ thống tuân thủ pháp luật và các quy định (sau đây gọi là "tuân thủ") và nhận báo cáo tình trạng định kỳ

(2) Bằng cách tiếp tục có các giám đốc bên ngoài, chúng tôi mong muốn duy trì và cải thiện chức năng giám sát việc thực thi nhiệm vụ của các giám đốc

(3) keo nha cai net toán viên doanh nghiệp keo nha cai net tra việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc từ quan điểm độc lập, bao gồm cả trạng thái của hệ thống keo nha cai net soát nội bộ

(4) Bộ phận keo nha cai net toán nội bộ, độc lập với các bộ phận điều hành kinh doanh, keo nha cai net tra hiện trạng của hệ thống keo nha cai net soát nội bộ và khuyến khích các cải tiến khi cần thiết

(5) Chúng tôi sẽ phổ biến triệt để "Điều lệ về hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson" và "Quy tắc đạo đức của Lawson", đồng thời duy trì và nâng cao nhận thức tuân thủ của các giám đốc điều hành và nhân viên bằng cách thành lập giám đốc tuân thủ (CCRO) và một bộ phận để giám sát việc tuân thủ, phân công một nhân viên tuân thủ cho từng bộ phận, thiết lập các quy định liên quan đến việc tuân thủ và tiến hành đào tạo đạo đức cũng như khảo sát nhận thức về tuân thủ thường xuyên

(6) Chúng tôi sẽ củng cố bộ phận pháp lý, xác định các luật và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi và phổ biến kỹ lưỡng nội dung của chúng đến các bộ phận liên quan, từ đó tạo nền tảng cho việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý

(7) Ngoài việc thiết lập các lộ trình báo cáo thường xuyên để báo cáo các hành vi vi phạm luật pháp và quy định hoặc quy tắc nội bộ, chúng tôi sẽ cố gắng nhanh chóng phát hiện các hành vi vi phạm luật pháp, quy định, vv hoặc các vi phạm tiềm ẩn trong Tập đoàn Lawson và toàn bộ chuỗi Lawson bằng cách thiết lập các bàn tư vấn và báo cáo nhằm bảo vệ triệt để những người tố cáo (bàn tư vấn nội bộ, bàn tư vấn bên ngoài toàn tập đoàn và bàn tư vấn mà nhân viên bên nhận quyền và đối tác kinh doanh có thể sử dụng)

(8) Chúng tôi sẽ không bao giờ có bất kỳ mối quan hệ nào với các thế lực hoặc tổ chức chống đối xã hội đe dọa trật tự và an toàn của xã hội dân sự và chúng tôi sẽ kiên quyết đáp ứng mọi yêu cầu vô lý trong việc hợp tác với luật sư, cảnh sát, vv

 

2 Về hệ thống lưu trữ, quản lý thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc

(1) Chúng tôi sẽ ghi lại, lưu giữ và quản lý thông tin liên quan đến việc ra quyết định tại Hội đồng quản trị, Ủy ban quản lý và các cuộc họp quan trọng khác, thông tin liên quan đến phê duyệt của giám đốc đại diện và chủ tịch cũng như các quyết định quan trọng khác, cũng như thông tin liên quan đến tài chính, quản trị và rủi ro tuân thủ (bao gồm cả thông tin điện từ) và thiết lập một hệ thống mà các bên cần thiết có thể xem được

(2) Chúng tôi sẽ quản lý và giám sát hệ thống thông tin một cách an toàn cũng như duy trì chúng bằng các biện pháp ứng phó dự phòng phù hợp

(3) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định quy định việc bảo quản và quản lý tài liệu (bao gồm cả hồ sơ điện từ), cố gắng đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được trách nhiệm và quyền hạn trong việc quản lý tài liệu cũng như thời gian lưu giữ tài liệu và phương pháp quản lý, đồng thời thường xuyên theo dõi tình trạng quản lý và bảo quản

(4) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và quản lý bí mật thương mại, đồng thời lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân cũng như bí mật thương mại quan trọng một cách thích hợp và an toàn

(5) Chúng tôi sẽ cố gắng phát triển quản trị bảo mật thông tin tích hợp và thống nhất thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa bộ phận quản lý rủi ro và bộ phận CNTT

(6) Chúng tôi sẽ cải thiện hệ thống bảo mật thông tin của Tập đoàn Lawson nhằm đáp ứng việc mở rộng hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của chúng tôi và tích cực thúc đẩy việc mở rộng ra nước ngoài

(7) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan đến việc tiết lộ thông tin quan trọng của công ty và phát triển hệ thống để đảm bảo rằng thông tin cần được tiết lộ theo luật pháp và quy định hoặc quy tắc trao đổi sẽ được tiết lộ một cách thích hợp, kịp thời và công bằng

 

３． Các quy tắc liên quan đến quản lý rủi ro và các hệ thống khác

(1) Chúng tôi sẽ thành lập một bộ phận để giám sát quản lý rủi ro, xây dựng các quy định liên quan đến quản lý rủi ro và phát triển hệ thống phòng ngừa toàn tập đoàn trong thời gian bình thường Ngoài ra, mỗi bộ phận xác định những rủi ro có tác động đáng kể đến công tác quản lý liên quan đến mục tiêu kinh doanh, phân tích khả năng xảy ra những rủi ro đó và mức độ ảnh hưởng của chúng, đánh giá xem liệu rủi ro có nên được ưu tiên cho các biện pháp đối phó hay không và thực hiện các biện pháp ứng phó theo đặc điểm của rủi ro

(2) Để đảm bảo tính hiệu quả của việc quản lý rủi ro, chúng tôi sẽ thành lập một ủy ban chuyên trách (Ủy ban Quản lý Rủi ro và Tuân thủ) và phát triển một hệ thống làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của ủy ban và chủ tịch ủy ban Chúng tôi cũng sẽ nỗ lực nâng cao nhận thức về quản lý rủi ro bằng cách phân công nhân sự quản lý rủi ro cho từng bộ phận và công ty liên kết, đồng thời triển khai giáo dục và đào tạo về quản lý rủi ro

(3) Trong trường hợp xảy ra hoặc có khả năng xảy ra tình huống không lường trước được, ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác quản lý, chúng tôi sẽ chuẩn bị trước chính sách hệ thống và tổ chức cho tổ chức đối phó, nhanh chóng ứng phó với tình huống khẩn cấp và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tái diễn Đặc biệt, chúng tôi sẽ xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) và cố gắng duy trì hệ thống Quản lý liên tục kinh doanh (BCM) nhằm giảm thiểu gián đoạn kinh doanh trong trường hợp xảy ra tình huống có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty, chẳng hạn như thảm họa quy mô lớn hoặc sự lây lan của một chủng cúm mới

(4) Để chuẩn bị cho một trận động đất lớn, chúng tôi sẽ tiến hành diễn tập phòng chống thiên tai ba lần một năm và cố gắng nâng cao tính hiệu quả của "Sổ tay ứng phó thiên tai" và "BCP"

 

4 Về hệ thống đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện hiệu quả

(1) Chúng tôi sẽ làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm trong việc ra quyết định và thực hiện công việc của các giám đốc điều hành và nhân viên, đồng thời thiết lập các quy tắc về phân chia nhiệm vụ để đảm bảo sự phân chia vai trò và hợp tác phù hợp giữa các tổ chức

(2) Chúng tôi sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc đơn giản hóa hoạt động, tinh giản tổ chức và sử dụng CNTT phù hợp

(3) Để thúc đẩy việc truyền tải và liên lạc thông tin phù hợp giữa giám đốc điều hành và nhân viên, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống trong đó các chính sách quản lý và chính sách này được truyền đạt từ giám đốc điều hành đến nhân viên và thông tin quan trọng được truyền đạt từ nhân viên đến giám đốc điều hành một cách kịp thời và phù hợp

 

5 Về hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của tập đoàn gồm Công ty và các công ty con

(1) Chúng tôi sẽ nỗ lực duy trì và nâng cao thương hiệu Lawson thông qua hợp tác chặt chẽ với các công ty con và công ty liên kết của chúng tôi (sau đây gọi chung là ``các công ty liên kết'') Tuy nhiên, đối với các công ty liên kết, chúng tôi sẽ tính đến mối quan hệ với các cổ đông khác ở vị trí lãnh đạo cũng như sự khác biệt về luật pháp và phong tục của mỗi quốc gia ở nước ngoài, đồng thời cố gắng triển khai hệ thống một cách phù hợp bằng cách tiến hành giới thiệu dần dần hệ thống

(2) Trong khi tôn trọng tính độc lập của các công ty liên kết, chúng tôi sẽ cố gắng phổ biến triệt để Điều lệ về hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson tới các công ty liên kết, có tính đến mục đích đầu tư của chúng tôi vào các công ty liên kết

(3) Chúng tôi sẽ nỗ lực đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của Tập đoàn Lawson nói chung bằng cách bổ nhiệm các cán bộ xúc tiến quản lý rủi ro và tuân thủ cho các công ty liên kết lớn và thúc đẩy giao tiếp giữa Công ty và các công ty con lớn

(4) Bộ phận keo nha cai net toán nội bộ sẽ phối hợp keo nha cai net toán về tình hình phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ của các công ty trực thuộc và khuyến khích cải tiến dựa trên kết quả keo nha cai net toán

 

6 Về các hệ thống cần thiết để đảm bảo tính phù hợp của báo cáo tài chính liên quan đến công ty của chúng tôi và tập đoàn mà công ty đó trực thuộc

(1) Để đảm bảo báo cáo tài chính phù hợp và kịp thời, chúng tôi sẽ chỉ định nhân viên kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán, đồng thời thiết lập hệ thống công bố thông tin sau khi tham vấn, xem xét và xác nhận theo các quy định liên quan đến công bố thông tin

(2) Để triển khai một cách thích hợp hệ thống báo cáo keo nha cai net soát nội bộ của Luật Công cụ tài chính và Giao dịch như keo nha cai net soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính, chúng tôi sẽ thành lập một tổ chức chuyên trách trong công ty và thiết lập một hệ thống để tự đánh giá và cải thiện bởi bên thứ ba và bên thứ ba bằng cách hiểu và ghi lại trạng thái keo nha cai net soát nội bộ toàn công ty và quy trình kinh doanh tại các địa điểm kinh doanh quan trọng Kết quả đánh giá, cải tiến của Công ty và các công ty con quan trọng sẽ được báo cáo thường xuyên cho HĐQT

 

7 Các vấn đề liên quan đến nhân viên trong trường hợp keo nha cai net toán viên công ty yêu cầu bổ nhiệm nhân viên để hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ

(1) Văn phòng Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát sẽ bố trí nhân sự phù hợp với tư cách là nhân viên toàn thời gian (sau đây gọi là “Nhân viên keo nha cai net toán”) để hỗ trợ các Thành viên Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát trong nhiệm vụ của họ

(2) Nhân viên keo nha cai net toán có thể đồng thời là keo nha cai net toán viên của các công ty liên kết

(3) Nhân viên keo nha cai net toán có quyền tiến hành các cuộc điều tra cần thiết cho việc keo nha cai net toán Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát theo hướng dẫn của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát

(4) Bộ phận pháp chế, bộ phận quản lý rủi ro, bộ phận tài chính kế toán, vv sẽ hỗ trợ điều tra cần thiết cho keo nha cai net toán theo yêu cầu của keo nha cai net toán viên doanh nghiệp

 

8 Về các vấn đề liên quan đến tính độc lập của nhân viên với giám đốc ở đoạn trước

(1) Để đảm bảo rằng nhân viên keo nha cai net toán thực hiện nhiệm vụ của mình một cách phù hợp, keo nha cai net toán viên toàn thời gian tiến hành đánh giá nhân sự và việc điều chuyển nhân sự cần có sự đồng ý trước của keo nha cai net toán viên toàn thời gian

 

9 Về hệ thống để giám đốc và nhân viên báo cáo với keo nha cai net toán viên công ty và các hệ thống khác để báo cáo với keo nha cai net toán viên công ty

(1) Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát, giám đốc và nhân viên sẽ báo cáo với Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát về các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý công ty và hoạt động kinh doanh, cũng như tình hình và kết quả thực hiện kinh doanh Những vấn đề quan trọng này bao gồm các vấn đề liên quan đến tuân thủ, các vấn đề liên quan đến rủi ro và các vấn đề khác liên quan đến keo nha cai net soát nội bộ

(2) Giám đốc phải báo cáo ngay cho Ban keo nha cai net toán Công ty nếu họ phát hiện ra bất kỳ sự việc nào có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty

(3) Báo cáo cho Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát phải được lập một cách trung thực và không bỏ sót, đồng thời, ngoài các báo cáo định kỳ, phải lập báo cáo ngay lập tức bất cứ khi nào cần thiết

 

10 Về các hệ thống khác nhằm đảm bảo hoạt động keo nha cai net toán của keo nha cai net toán viên doanh nghiệp được tiến hành một cách hiệu quả

(1) Giám đốc Đại diện và các Thành viên Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát tổ chức các cuộc họp định kỳ để thúc đẩy trao đổi thông tin lẫn nhau

(2) Giám đốc sẽ hợp tác để đảm bảo liên lạc, thu thập và trao đổi thông tin phù hợp giữa Thành viên Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát và giám đốc của các công ty liên kết, nhằm thực hiện đúng nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát

(3) Các giám đốc cũng sẽ hợp tác trong việc điều tra các đối tác kinh doanh quan trọng mà keo nha cai net toán viên công ty cho là cần thiết

(4) Giám đốc sẽ tạo ra một môi trường trong đó keo nha cai net toán viên công ty có thể cộng tác với các chuyên gia bên ngoài như luật sư và kế toán viên hành chính được chứng nhận khi thấy cần thiết trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ

 

hoặc hơn