15 tháng 2 năm 2023

Chúng tôi muốn thông báo với bạn rằng tại cuộc họp hội đồng quản trị tổ chức vào ngày 15 tháng 2 năm 2023, chúng tôi đã quyết định về "Chính sách cơ bản để phát triển hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ năm 2023" như sau

Vì công ty chúng tôi cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ tại nhiều cửa hàng ở tất cả các quận trong nhiều lĩnh vực kinh doanh kết hợp kinh doanh cửa hàng tiện lợi với kinh doanh siêu thị chất lượng cao, kinh doanh liên quan đến giải trí, kinh doanh liên quan đến tài chính, kinh doanh thương mại điện tử và kinh doanh tư vấn, chúng tôi có đặc điểm là phải tuân thủ nhiều luật và quy định cũng như rủi ro mất mát (sau đây gọi là "rủi ro") mà chúng tôi phải ứng phó cũng như vậy đa dạng Hơn nữa, do hoạt động kinh doanh cửa hàng tiện lợi của chúng tôi sử dụng hệ thống nhượng quyền nên cần phải hỗ trợ một cách phù hợp một số lượng lớn các cửa hàng được nhượng quyền Với những đặc điểm kinh doanh này, chúng tôi tin rằng việc xây dựng và vận hành hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ (sau đây gọi chung là “hoàn thiện”) là một vấn đề quản lý quan trọng nhằm đạt được sự phát triển lành mạnh và bền vững Theo các quy định của Đạo luật Trao đổi Hàng hóa, chúng tôi đã quyết định "Chính sách Cơ bản về Phát triển Hệ thống keo nha cai nhan dinh soát Nội bộ cho năm tài chính 2023" sau đây (sau đây gọi là "Chính sách"), từ đó đảm bảo tính hiệu lực, hiệu suất và sự phù hợp trong hoạt động của chúng tôi, đồng thời dẫn đến việc duy trì và gia tăng giá trị doanh nghiệp của chúng tôi
Công ty sẽ liên tục xem xét chính sách này phù hợp với tình hình phát triển của hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ dựa trên chính sách này và những thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời sẽ cố gắng duy trì hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ hiệu quả và hợp lý
Chính sách này áp dụng cho tất cả các quan chức (đề cập đến giám đốc, keo nha cai nhan dinh toán viên, giám đốc điều hành, vv hoặc những người tương đương với những người này; sau đây sẽ áp dụng điều tương tự) và nhân viên (bao gồm nhân viên hợp đồng, nhân viên tạm thời, nhân viên tạm thời, vv hoặc những người tương đương với những người này; sau đây cũng sẽ áp dụng tương tự) của Công ty

1 Về hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, giám đốc điều hành và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty

(1) Hội đồng quản trị xác định các chính sách và kế hoạch phát triển hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ, bao gồm cả hệ thống tuân thủ và nhận báo cáo tình trạng định kỳ
(2) Bằng cách tiếp tục có các giám đốc bên ngoài, chúng tôi mong muốn duy trì và cải thiện chức năng giám sát việc thực thi nhiệm vụ của các giám đốc
(3) keo nha cai nhan dinh toán viên doanh nghiệp keo nha cai nhan dinh tra việc thực thi nhiệm vụ của các giám đốc từ quan điểm độc lập, bao gồm cả tình hình phát triển hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ
(4) Thành lập một ủy ban chuyên trách (Ủy ban Quản lý Rủi ro và Tuân thủ), thành lập trưởng ban tuân thủ và một bộ phận để giám sát việc tuân thủ, phân công nhân sự tuân thủ cho từng bộ phận và Chúng tôi sẽ phổ biến kỹ lưỡng Điều lệ hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson và Quy tắc đạo đức của Lawson, đồng thời duy trì và nâng cao nhận thức về tuân thủ của các giám đốc, giám đốc điều hành và nhân viên bằng cách thiết lập các quy định cũng như tiến hành đào tạo đạo đức và khảo sát nhận thức về tuân thủ một cách thường xuyên
(5) Bộ phận pháp lý sẽ xác định các luật và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của công ty và phổ biến kỹ lưỡng nội dung của chúng đến các bộ phận liên quan, từ đó thiết lập nền tảng cho việc tuân thủ các yêu cầu Đặc biệt, chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo nhận thức nội bộ về việc tuân thủ các luật liên quan đến người tiêu dùng bao gồm Đạo luật chống độc quyền, Đạo luật hợp đồng phụ, Đạo luật về phí bảo hiểm và đại diện, Đạo luật ghi nhãn thực phẩm và Đạo luật vệ sinh thực phẩm, luật sở hữu trí tuệ và luật lao động
(6) Bộ phận keo nha cai nhan dinh toán nội bộ, độc lập với các bộ phận điều hành kinh doanh, keo nha cai nhan dinh tra hiệu quả hiện trạng của hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ và khuyến khích các cải tiến khi cần thiết
(7) Ngoài việc thiết lập các kênh báo cáo thông thường để báo cáo các hành vi vi phạm luật pháp và quy định hoặc quy tắc nội bộ hoặc tác động tiêu cực đến nhân quyền trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh của chúng tôi (sau đây gọi chung là "vi phạm luật pháp và quy định, vv"), chúng tôi sẽ đảm bảo tính bảo mật của các vấn đề xác định người tố cáo và đảm bảo an toàn Bằng cách thiết lập và thông báo cho người dùng về các quầy tư vấn/báo cáo (quầy tư vấn nội bộ, quầy tư vấn bên ngoài toàn tập đoàn và quầy tư vấn dành cho nhân viên cửa hàng liên kết và đối tác kinh doanh) có thể được sử dụng một cách thận trọng, chúng tôi sẽ cố gắng nhanh chóng phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật và quy định trong Tập đoàn Lawson và toàn bộ chuỗi Lawson Nếu phát hiện hành vi vi phạm pháp luật hoặc quy định, chúng tôi sẽ ngay lập tức có biện pháp khắc phục và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tái diễn
(8) Chúng tôi sẽ không bao giờ có bất kỳ mối quan hệ nào với các thế lực hoặc tổ chức chống đối xã hội đe dọa trật tự và an toàn của xã hội dân sự và chúng tôi sẽ kiên quyết đáp ứng mọi yêu cầu vô lý trong việc hợp tác với luật sư, cảnh sát, vv
(9) Để loại bỏ tình trạng cá nhân hóa công việc và ngăn ngừa bê bối, chúng tôi sẽ thường xuyên thực hiện luân chuyển nhân sự

2 Về hệ thống lưu trữ, quản lý thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc
(1) Chúng tôi sẽ ghi lại, lưu giữ và quản lý thông tin liên quan đến việc ra quyết định tại Hội đồng quản trị và các cuộc họp quan trọng khác, thông tin liên quan đến phê duyệt của chủ tịch và giám đốc đại diện cũng như các phê duyệt quan trọng khác cũng như thông tin liên quan đến tài chính, quản trị và rủi ro tuân thủ (bao gồm cả thông tin điện từ), đồng thời thiết lập một hệ thống để các bên cần thiết có thể xem thông tin đó
(2) Chúng tôi sẽ quản lý và giám sát hệ thống thông tin một cách an toàn cũng như duy trì chúng bằng các biện pháp ứng phó dự phòng phù hợp
(3) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định quy định việc bảo quản và quản lý tài liệu (bao gồm cả hồ sơ điện từ), cố gắng đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được trách nhiệm và quyền hạn trong việc quản lý tài liệu cũng như thời gian lưu giữ tài liệu và phương pháp quản lý, đồng thời thường xuyên theo dõi tình trạng quản lý và bảo quản
(4) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và quản lý bí mật thương mại, đồng thời lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân cũng như bí mật thương mại quan trọng một cách thích hợp và an toàn
(5) Để thúc đẩy toàn diện và toàn diện vấn đề bảo mật thông tin từ cả khía cạnh quản lý rủi ro và hệ thống, công nghệ cũng như bảo mật, chúng tôi sẽ thiết lập và thiết lập hệ thống bảo mật thông tin của Tập đoàn Lawson bằng cách thành lập một ủy ban chuyên trách (Ủy ban An toàn Thông tin), thành lập một giám đốc an ninh thông tin và một bộ phận giám sát an ninh thông tin, đồng thời phân công nguồn nhân lực phù hợp cho bộ phận
(6) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan đến việc tiết lộ thông tin quan trọng của công ty và phát triển hệ thống để đảm bảo rằng thông tin cần tiết lộ sẽ được tiết lộ một cách thích hợp, kịp thời và công bằng theo yêu cầu của pháp luật, quy định và quy tắc trao đổi

３． Các quy tắc liên quan đến quản lý rủi ro và các hệ thống khác
(1) Chúng tôi sẽ thành lập một bộ phận để giám sát quản lý rủi ro, xây dựng các quy định liên quan đến quản lý rủi ro và phát triển hệ thống phòng ngừa toàn tập đoàn trong thời gian bình thường Ngoài ra, mỗi bộ phận xác định những rủi ro có tác động đáng kể đến công tác quản lý liên quan đến mục tiêu kinh doanh, phân tích khả năng xảy ra những rủi ro đó và mức độ ảnh hưởng của chúng, đánh giá xem liệu rủi ro có nên được ưu tiên cho các biện pháp đối phó hay không và thực hiện các biện pháp ứng phó theo đặc điểm của rủi ro
(2) Để đảm bảo tính hiệu quả của quản lý rủi ro, chúng tôi đã thành lập một ủy ban chuyên trách (Ủy ban Tuân thủ và Quản lý Rủi ro) và thiết lập một hệ thống làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của ủy ban và chủ tịch ủy ban Chúng tôi cũng hướng tới việc duy trì và nâng cao nhận thức về quản lý rủi ro bằng cách phân công nhân sự quản lý rủi ro cho từng bộ phận, công ty con và công ty liên kết (sau đây gọi chung là "các công ty liên kết"), đồng thời triển khai giáo dục và đào tạo về quản lý rủi ro
(3) Trong trường hợp xảy ra hoặc có khả năng xảy ra tình huống không lường trước được, ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc quản lý, chúng tôi sẽ chuẩn bị trước chính sách hệ thống và tổ chức cho tổ chức có biện pháp đối phó, ứng phó nhanh chóng với trường hợp khẩn cấp và thực hiện các biện pháp ngăn chặn tái diễn
(4) Để đề phòng tình huống xảy ra có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty, chẳng hạn như thảm họa quy mô lớn hoặc sự lây lan của bệnh truyền nhiễm như một loại cúm mới, chúng tôi sẽ lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) và cố gắng duy trì hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCM) nhằm giảm thiểu sự gián đoạn kinh doanh với tư cách là một tổ chức công được chỉ định và duy trì các chức năng cơ sở hạ tầng cuộc sống của các cửa hàng tiện lợi Ngoài ra, để chuẩn bị cho một trận động đất lớn, chúng tôi tiến hành diễn tập phòng chống thiên tai ba lần một năm và cố gắng đảm bảo tính hiệu quả của "Sổ tay ứng phó thiên tai" và "Sổ tay BCP"
(5) Trong số các rủi ro kinh doanh, liên quan đến nguy cơ vi phạm nhân quyền, chúng tôi sẽ thực hiện thẩm định nhân quyền dựa trên Chính sách nhân quyền của Tập đoàn Lawson và thực hiện các bước để tránh và giảm thiểu tác động tiêu cực liên quan đến nhân quyền

4 Về hệ thống đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện hiệu quả
(1) Chúng tôi sẽ làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm trong việc ra quyết định và thực hiện công việc của giám đốc điều hành và nhân viên, xây dựng các quy định về phân chia nhiệm vụ và đảm bảo phân chia vai trò và hợp tác phù hợp giữa các tổ chức
(2) Chúng tôi sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc đơn giản hóa hoạt động, tinh giản tổ chức và sử dụng CNTT phù hợp
(3) Chúng tôi sẽ thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số thông qua việc đổi mới cơ sở hạ tầng CNTT
(4) Để thúc đẩy việc truyền tải và liên lạc thông tin phù hợp giữa giám đốc điều hành và nhân viên, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống trong đó các chính sách quản lý và chính sách này được truyền đạt từ giám đốc điều hành đến nhân viên và thông tin quan trọng được truyền đạt từ nhân viên đến giám đốc điều hành một cách kịp thời và phù hợp
(5) Chúng tôi sẽ cố gắng nâng cao năng suất lao động bằng cách thúc đẩy cải cách sự hài lòng trong công việc và tăng cường động lực làm việc cũng như sự hài lòng trong công việc của nhân viên

5 Về hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động trong tập đoàn gồm Công ty, công ty mẹ và các công ty con
(1) Về hệ thống báo cáo các vấn đề liên quan đến việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc công ty liên kết với Công ty và hệ thống đảm bảo việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc công ty liên kết được thực hiện một cách hiệu quả
① Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định quản lý việc quản lý các công ty liên kết và nỗ lực duy trì và nâng cao thương hiệu Lawson thông qua sự hợp tác chặt chẽ với các công ty liên kết Tuy nhiên, đối với các công ty liên kết, chúng tôi sẽ cố gắng phát triển hệ thống theo cách phù hợp, chẳng hạn như tiến hành giới thiệu dần dần, có tính đến mối quan hệ với các cổ đông khác ở vị trí lãnh đạo và sự khác biệt về luật pháp và phong tục tập quán của đất nước ở nước ngoài
② Trong khi tôn trọng tính độc lập của các công ty liên kết, chúng tôi sẽ tăng cường nỗ lực tối ưu hóa hệ thống quản lý của các công ty liên kết, chẳng hạn như bằng cách cung cấp tư vấn và lời khuyên khi cần thiết cũng như thiết lập hệ thống báo cáo từ các công ty liên kết, có tính đến mục đích đầu tư của chúng tôi vào các công ty liên kết
(2) Các quy định và hệ thống khác liên quan đến quản lý rủi ro của các công ty liên kết cũng như các hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, giám đốc điều hành và nhân viên của các công ty liên kết tuân thủ luật pháp, quy định cũng như điều lệ công ty
① Trong khi tôn trọng tính độc lập của các công ty liên kết, chúng tôi sẽ cố gắng phổ biến triệt để Điều lệ về hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson tới các công ty liên kết, có tính đến mục đích đầu tư của chúng tôi vào các công ty liên kết
② Chúng tôi sẽ thành lập bộ phận phụ trách các công ty liên kết và bộ phận chuyên môn để hỗ trợ các công ty liên kết từ góc độ chuyên môn và nỗ lực đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của các công ty liên kết
③ Một người chịu trách nhiệm thúc đẩy việc tuân thủ và quản lý rủi ro (sau đây gọi là "Giám đốc quản lý rủi ro và tuân thủ của công ty liên kết") sẽ được phân công phụ trách từng công ty liên kết chính Bộ phận phụ trách quản lý rủi ro và bộ phận phụ trách tuân thủ của Công ty nỗ lực đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động trong toàn Tập đoàn Lawson bằng cách tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các nhà quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro của các công ty liên kết, thường xuyên keo nha cai nhan dinh tra tình trạng quy định tại mỗi công ty và đưa ra lời khuyên khi cần thiết
④Nếu nhân viên quản lý rủi ro/tuân thủ của công ty liên kết nhận thấy một thực tế có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho công ty, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống để báo cáo ngay cho công ty
⑤ Bộ phận keo nha cai nhan dinh toán nội bộ hợp tác keo nha cai nhan dinh toán hiện trạng hệ thống keo nha cai nhan dinh soát nội bộ của các công ty liên kết và khuyến khích cải tiến dựa trên kết quả keo nha cai nhan dinh toán
(3) Nếu chúng tôi biết được bất kỳ thực tế nào có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty của chúng tôi hoặc các công ty liên kết, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống để báo cáo ngay cho công ty mẹ

6 Về hệ thống cần thiết để đảm bảo tính phù hợp của báo cáo tài chính liên quan đến công ty của chúng tôi và tập đoàn mà công ty đó trực thuộc
(1) Để đảm bảo báo cáo tài chính phù hợp và kịp thời, chúng tôi sẽ chỉ định nhân viên kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán, đồng thời thiết lập hệ thống công bố thông tin sau khi tham vấn, xem xét và xác nhận theo các quy định liên quan đến công bố thông tin
(2) Để triển khai một cách thích hợp hệ thống báo cáo keo nha cai nhan dinh soát nội bộ của Đạo luật về công cụ tài chính và trao đổi như keo nha cai nhan dinh soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính, chúng tôi đã thành lập một tổ chức keo nha cai nhan dinh soát nội bộ và thiết lập một hệ thống để tự đánh giá và cải thiện bên thứ ba bằng cách hiểu và ghi lại trạng thái keo nha cai nhan dinh soát nội bộ của toàn công ty và quy trình kinh doanh tại các địa điểm kinh doanh quan trọng Kết quả đánh giá, cải tiến của Công ty và các công ty con quan trọng sẽ được báo cáo thường xuyên cho HĐQT

7 Các vấn đề liên quan đến nhân viên khi keo nha cai nhan dinh toán viên công ty yêu cầu bổ nhiệm một nhân viên để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của mình và các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính hiệu quả của các hướng dẫn của keo nha cai nhan dinh toán viên công ty đối với nhân viên
(1) Văn phòng Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & keo nha cai nhan dinh soát sẽ bố trí nhân sự phù hợp với tư cách là nhân viên toàn thời gian (sau đây gọi là "Nhân viên keo nha cai nhan dinh toán") để hỗ trợ các Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & keo nha cai nhan dinh soát trong nhiệm vụ của họ
(2) Nhân viên keo nha cai nhan dinh toán có thể đồng thời là keo nha cai nhan dinh toán viên của các công ty liên kết
(3) Nhân viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát có thẩm quyền tiến hành các cuộc điều tra cần thiết cho cuộc keo nha cai nhan dinh toán của các thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát theo hướng dẫn của Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát

8 Về các vấn đề liên quan đến tính độc lập của nhân viên với giám đốc ở đoạn trước
(1) Để đảm bảo rằng nhân viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát thực hiện nhiệm vụ của mình một cách phù hợp, Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát tiến hành đánh giá nhân sự, đồng thời việc luân chuyển nhân sự và xử lý kỷ luật cần phải có sự đồng ý trước của Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát

9 Về hệ thống để giám đốc, giám đốc điều hành và nhân viên của Công ty cũng như giám đốc, keo nha cai nhan dinh toán viên, giám đốc điều hành và nhân viên của các công ty liên kết báo cáo cho keo nha cai nhan dinh toán viên và các hệ thống khác để báo cáo cho keo nha cai nhan dinh toán viên
(1) Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát, giám đốc, cán bộ điều hành và nhân viên phải báo cáo với Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát về các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý công ty và hoạt động kinh doanh, cũng như tình hình và kết quả thực hiện kinh doanh Những vấn đề quan trọng này bao gồm các vấn đề liên quan đến tuân thủ, các vấn đề liên quan đến rủi ro và các vấn đề khác liên quan đến keo nha cai nhan dinh soát nội bộ
(2) Giám đốc, giám đốc điều hành và nhân viên cũng như giám đốc, keo nha cai nhan dinh toán viên, giám đốc điều hành và nhân viên của các công ty liên kết phải báo cáo ngay cho keo nha cai nhan dinh toán viên của Công ty nếu họ phát hiện ra bất kỳ sự thật nào có thể gây thiệt hại đáng kể cho Công ty hoặc các công ty liên kết
(3) Các báo cáo cho Thành viên Ban keo nha cai nhan dinh toán & Giám sát phải được lập một cách trung thực và không bỏ sót, đồng thời, ngoài các báo cáo định kỳ, các báo cáo sẽ được lập không chậm trễ bất cứ khi nào cần thiết
(4) Chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống trong đó nội dung tham vấn và báo cáo tới các trung tâm tư vấn bên ngoài trong toàn tập đoàn sẽ được báo cáo kịp thời cho keo nha cai nhan dinh toán viên doanh nghiệp
(5) Không ai bị đối xử bất lợi vì đã báo cáo cho keo nha cai nhan dinh toán viên công ty