17 tháng 2 năm 2020

Chúng tôi muốn thông báo với bạn rằng tại cuộc họp hội đồng quản trị tổ chức ngày hôm nay, chúng tôi đã quyết định về "Chính sách cơ bản về phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ cho năm tài chính 2020" như sau

ghi chú

Chính sách cơ bản về phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ năm 2020

Vì công ty chúng tôi cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ tại nhiều cửa hàng ở tất cả các tỉnh trong nhiều lĩnh vực kinh doanh kết hợp kinh doanh cửa hàng tiện lợi với kinh doanh siêu thị chất lượng cao, kinh doanh liên quan đến giải trí, kinh doanh liên quan đến tài chính, kinh doanh thương mại điện tử và kinh doanh tư vấn, chúng tôi có đặc điểm là phải tuân thủ nhiều luật và quy định cũng như rủi ro mất mát (sau đây gọi là "rủi ro") mà chúng tôi phải ứng phó cũng như vậy đa dạng Hơn nữa, do hoạt động kinh doanh cửa hàng tiện lợi của chúng tôi sử dụng hệ thống nhượng quyền nên cần phải cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ phù hợp cho một số lượng lớn các cửa hàng được nhượng quyền Với những đặc điểm kinh doanh này, chúng tôi tin rằng việc xây dựng và vận hành hệ thống keo nha cai net soát nội bộ (sau đây gọi chung là “hoàn thiện”) là một vấn đề quản lý quan trọng nhằm đạt được sự phát triển lành mạnh và bền vững Theo các quy định của Đạo luật Hàng hóa và Trao đổi, chúng tôi đã quyết định "Chính sách cơ bản về phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ năm 2020" sau đây (sau đây gọi là "Chính sách"), sẽ đảm bảo tính hiệu lực, hiệu suất và sự phù hợp trong hoạt động của chúng tôi, dẫn đến việc duy trì và gia tăng giá trị doanh nghiệp của chúng tôi

Công ty chúng tôi sẽ liên tục xem xét chính sách này phù hợp với tình hình phát triển của hệ thống keo nha cai net soát nội bộ dựa trên chính sách này và những thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời cố gắng duy trì một hệ thống keo nha cai net soát nội bộ hiệu quả và hợp lý

Chính sách này áp dụng cho tất cả cán bộ (đề cập đến giám đốc, keo nha cai net toán viên hoặc những người tương tự; điều tương tự sẽ được áp dụng sau đây) và nhân viên (bao gồm nhân viên hợp đồng, nhân viên tạm thời, nhân viên tạm thời, vv hoặc những người tương đương với những người này; sau đây cũng sẽ áp dụng tương tự) của Công ty

1 Về hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty

(1) Hội đồng quản trị xác định các chính sách và kế hoạch phát triển hệ thống keo nha cai net soát nội bộ, bao gồm hệ thống tuân thủ pháp luật và các quy định (sau đây gọi là "tuân thủ") và nhận báo cáo tình trạng định kỳ

(2) Bằng cách tiếp tục có các giám đốc bên ngoài, chúng tôi mong muốn duy trì và cải thiện chức năng giám sát việc thực thi nhiệm vụ của các giám đốc

(3) keo nha cai net toán viên doanh nghiệp keo nha cai net tra việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc từ quan điểm độc lập, bao gồm cả trạng thái của hệ thống keo nha cai net soát nội bộ

(4) Chúng tôi sẽ phổ biến triệt để Điều lệ về hành vi doanh nghiệp và Quy tắc đạo đức của Lawson, đồng thời duy trì và nâng cao nhận thức về tuân thủ của các giám đốc điều hành và nhân viên bằng cách thành lập giám đốc tuân thủ và một bộ phận để giám sát việc tuân thủ, phân công nhân sự tuân thủ cho từng bộ phận, thiết lập các quy tắc liên quan đến việc tuân thủ và tiến hành đào tạo về đạo đức cũng như khảo sát thường xuyên về nhận thức về tuân thủ

(5) Chúng tôi sẽ củng cố bộ phận pháp lý, xác định các luật và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi và phổ biến kỹ lưỡng nội dung của chúng đến các bộ phận liên quan, từ đó tạo nền tảng cho việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý Đặc biệt, chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo nhận thức nội bộ về các luật và quy định hiện hành nhằm tuân thủ luật chống độc quyền, luật hợp đồng phụ, luật liên quan đến người tiêu dùng bao gồm Đạo luật về phí bảo hiểm và đại diện, luật sở hữu trí tuệ, luật lao động, vv

(6) Bộ phận keo nha cai net toán nội bộ, độc lập với các bộ phận điều hành kinh doanh, keo nha cai net tra hiệu quả hiện trạng của hệ thống keo nha cai net soát nội bộ và khuyến khích các cải tiến khi cần thiết

(7) Ngoài việc thiết lập các lộ trình báo cáo thông thường để báo cáo hành vi vi phạm pháp luật và quy định hoặc quy tắc nội bộ, chúng tôi sẽ thiết lập và phổ biến các bàn tư vấn và báo cáo để bảo vệ đầy đủ người tố giác (bàn tư vấn nội bộ, bàn tư vấn bên ngoài toàn tập đoàn và bàn tư vấn có thể được sử dụng bởi nhân viên của bên nhận quyền và đối tác kinh doanh), nhằm nỗ lực nhanh chóng phát hiện các vi phạm luật và quy định hoặc khả năng vi phạm đó trong toàn bộ Tập đoàn Lawson và chuỗi Lawson Nếu phát hiện hành vi vi phạm pháp luật, quy định hoặc nội quy, chúng tôi sẽ ngay lập tức có biện pháp khắc phục và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tái diễn

(8) Chúng tôi sẽ không bao giờ có bất kỳ mối quan hệ nào với các thế lực hoặc tổ chức chống đối xã hội đe dọa trật tự và an toàn của xã hội dân sự và chúng tôi sẽ kiên quyết đáp ứng mọi yêu cầu vô lý trong việc hợp tác với luật sư, cảnh sát, vv

(9) Để loại bỏ tình trạng cá nhân hóa công việc và ngăn ngừa bê bối, chúng tôi sẽ thường xuyên thực hiện luân chuyển nhân sự

2 Về hệ thống lưu trữ, quản lý thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc

(1) Chúng tôi sẽ ghi lại, lưu giữ và quản lý thông tin liên quan đến việc ra quyết định tại Hội đồng quản trị và các cuộc họp quan trọng khác, thông tin liên quan đến các quyết định của giám đốc đại diện và chủ tịch cũng như các quyết định quan trọng khác, cũng như thông tin liên quan đến tài chính, quản trị và rủi ro tuân thủ (bao gồm cả thông tin điện từ) và thiết lập một hệ thống mà các bên cần thiết có thể xem được

(2) Chúng tôi sẽ quản lý và giám sát hệ thống thông tin một cách an toàn cũng như duy trì chúng bằng các biện pháp ứng phó dự phòng thích hợp

(3) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định quy định việc lưu trữ và quản lý tài liệu (bao gồm cả hồ sơ điện từ), cố gắng đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được trách nhiệm và quyền hạn trong việc quản lý tài liệu cũng như thời gian lưu giữ tài liệu và phương pháp quản lý, đồng thời thường xuyên theo dõi trạng thái quản lý và lưu trữ

(4) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và quản lý bí mật thương mại, đồng thời lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân cũng như bí mật thương mại quan trọng một cách thích hợp và an toàn

(5) Để thúc đẩy bảo mật thông tin một cách tích hợp và tích hợp từ cả quản lý rủi ro và hệ thống, công nghệ và bảo mật, chúng tôi sẽ phát triển và thiết lập hệ thống bảo mật thông tin của Tập đoàn Lawson bằng cách thành lập một giám đốc an ninh thông tin và một bộ phận giám sát bảo mật thông tin, đồng thời phân công nguồn nhân lực phù hợp cho bộ phận đó

(6) Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định liên quan đến việc tiết lộ thông tin quan trọng của công ty và phát triển hệ thống để đảm bảo rằng thông tin cần tiết lộ sẽ được tiết lộ một cách thích hợp, kịp thời và công bằng theo yêu cầu của pháp luật, quy định và quy tắc trao đổi

３． Các quy tắc liên quan đến quản lý rủi ro và các hệ thống khác

(1) Chúng tôi sẽ thành lập một bộ phận để giám sát quản lý rủi ro, xây dựng các quy định liên quan đến quản lý rủi ro và phát triển hệ thống phòng ngừa toàn tập đoàn trong thời gian bình thường Ngoài ra, mỗi bộ phận xác định những rủi ro có tác động đáng kể đến công tác quản lý liên quan đến mục tiêu kinh doanh, phân tích khả năng xảy ra những rủi ro đó và mức độ ảnh hưởng của chúng, đánh giá xem liệu rủi ro có nên được ưu tiên cho các biện pháp đối phó hay không và thực hiện các biện pháp ứng phó theo đặc điểm của rủi ro

(2) Để đảm bảo tính hiệu quả của việc quản lý rủi ro, chúng tôi sẽ thành lập một ủy ban chuyên trách (Ủy ban Quản lý Rủi ro và Tuân thủ) và phát triển một hệ thống làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của ủy ban và chủ tịch ủy ban Chúng tôi cũng sẽ duy trì và nâng cao nhận thức về quản lý rủi ro bằng cách phân công nhân sự quản lý rủi ro cho từng bộ phận và công ty liên kết, đồng thời triển khai giáo dục và đào tạo về quản lý rủi ro

(3) Trong trường hợp xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra tình huống bất ngờ ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác quản lý, chúng tôi sẽ chuẩn bị trước chính sách hệ thống và tổ chức cho tổ chức đối phó, ứng phó kịp thời với trường hợp khẩn cấp và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tái diễn

(4) Dự đoán có thể xảy ra tình huống có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty, chẳng hạn như thảm họa quy mô lớn hoặc sự lây lan của một chủng cúm mới, chúng tôi sẽ lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) và cố gắng phát triển hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCM) nhằm giảm thiểu gián đoạn kinh doanh và duy trì các chức năng cơ sở hạ tầng cuộc sống của các cửa hàng tiện lợi Ngoài ra, để chuẩn bị cho một trận động đất lớn, chúng tôi tiến hành diễn tập phòng chống thiên tai ba lần một năm và cố gắng đảm bảo tính hiệu quả của "Sổ tay ứng phó thiên tai" và "Sổ tay BCP"

4 Về hệ thống đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện hiệu quả

(1) Chúng tôi sẽ làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm trong việc ra quyết định và thực hiện công việc kinh doanh của giám đốc điều hành và nhân viên, đồng thời thiết lập các quy định về phân chia nhiệm vụ để đảm bảo sự phân chia vai trò và hợp tác phù hợp giữa các tổ chức

(2) Chúng tôi sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc đơn giản hóa hoạt động, tinh giản tổ chức và sử dụng CNTT phù hợp

(3) Để thúc đẩy việc truyền tải và liên lạc thông tin phù hợp giữa giám đốc điều hành và nhân viên, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống trong đó các chính sách quản lý và chính sách này được truyền đạt từ giám đốc điều hành đến nhân viên và thông tin quan trọng được truyền đạt từ nhân viên đến giám đốc điều hành một cách kịp thời và phù hợp

(4) Chúng tôi sẽ nâng cao năng suất lao động bằng cách thúc đẩy cải cách phong cách làm việc

5 Về hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động trong tập đoàn gồm Công ty, công ty mẹ và các công ty con

(1) Về hệ thống báo cáo cho Công ty về các vấn đề liên quan đến việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, vv của các công ty con và hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, vv của các công ty con được thực hiện một cách hiệu quả

① Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định quản lý việc quản lý các công ty con và công ty liên kết của chúng tôi (sau đây gọi chung là ``các công ty liên kết''), đồng thời nỗ lực duy trì và nâng cao thương hiệu Lawson thông qua sự hợp tác chặt chẽ với các công ty liên kết Tuy nhiên, đối với các công ty liên kết, chúng tôi sẽ cố gắng phát triển hệ thống theo cách phù hợp, chẳng hạn như tiến hành giới thiệu dần dần, có tính đến mối quan hệ với các cổ đông khác ở vị trí lãnh đạo và sự khác biệt về luật pháp và phong tục tập quán của đất nước ở nước ngoài

② Chúng tôi sẽ thành lập một bộ phận để giám sát hệ thống quản lý công ty liên kết và đồng thời tôn trọng tính độc lập của các công ty liên kết, chúng tôi sẽ cung cấp tư vấn và lời khuyên khi cần thiết dựa trên mục đích đầu tư của chúng tôi vào các công ty liên kết, vv, đồng thời tăng cường nỗ lực tối ưu hóa hệ thống quản lý công ty liên kết, chẳng hạn như bằng cách thiết lập hệ thống báo cáo từ các công ty liên kết

(2) Các quy định và hệ thống khác liên quan đến quản lý rủi ro của công ty con cũng như các hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc, vv và nhân viên của các công ty con tuân thủ luật pháp, quy định cũng như điều lệ công ty

① Trong khi tôn trọng sự độc lập của các công ty liên kết, chúng tôi sẽ cố gắng phổ biến triệt để Điều lệ về hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson tới các công ty liên kết, có tính đến mục đích đầu tư của chúng tôi vào các công ty liên kết

② Chúng tôi sẽ thành lập một tổ chức (bộ phận chịu trách nhiệm, bộ phận giám sát) để giám sát các công ty liên kết và một bộ phận chuyên môn nhằm hỗ trợ các công ty liên kết từ góc độ chuyên môn và nỗ lực đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của các công ty liên kết

③ Người chịu trách nhiệm thúc đẩy tuân thủ và quản lý rủi ro (sau đây gọi là "Giám đốc tuân thủ của Công ty liên kết") sẽ được phân công phụ trách từng công ty liên kết chính Bộ phận phụ trách tuân thủ tại Tập đoàn Lawson nỗ lực đảm bảo tính phù hợp của hoạt động kinh doanh trong toàn Tập đoàn Lawson bằng cách tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các cán bộ tuân thủ của các công ty liên kết, thường xuyên keo nha cai net tra tình trạng quy định tại mỗi công ty và đưa ra lời khuyên khi cần thiết

④ Nếu nhân viên tuân thủ của một công ty liên kết biết được bất kỳ sự việc nào có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho công ty, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống để báo cáo ngay cho công ty

⑤ Bộ phận keo nha cai net toán nội bộ phối hợp keo nha cai net tra hiện trạng hệ thống keo nha cai net soát nội bộ của các công ty liên kết và khuyến khích cải tiến dựa trên kết quả keo nha cai net toán

(3) Nếu chúng tôi biết được bất kỳ thực tế nào có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty của chúng tôi hoặc các công ty liên kết, chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống để báo cáo ngay cho công ty mẹ

6 Về hệ thống cần thiết để đảm bảo tính phù hợp của báo cáo tài chính liên quan đến công ty của chúng tôi và tập đoàn mà công ty đó trực thuộc

(1) Để đảm bảo báo cáo tài chính phù hợp và kịp thời, chúng tôi sẽ chỉ định nhân viên kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán, đồng thời thiết lập hệ thống công bố thông tin sau khi tham vấn, xem xét và xác nhận theo các quy định liên quan đến công bố thông tin

(2) Để triển khai một cách thích hợp hệ thống báo cáo keo nha cai net soát nội bộ của Luật Giao dịch và Công cụ Tài chính như keo nha cai net soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính, chúng tôi sẽ thành lập một tổ chức keo nha cai net soát nội bộ và thiết lập một hệ thống để tự đánh giá và cải thiện bên thứ ba bằng cách hiểu và ghi lại trạng thái keo nha cai net soát nội bộ của toàn công ty và các quy trình kinh doanh tại các địa điểm kinh doanh quan trọng Kết quả đánh giá, cải tiến của Công ty và các công ty con quan trọng sẽ được báo cáo thường xuyên cho HĐQT

7 Các vấn đề liên quan đến nhân viên khi keo nha cai net toán viên công ty yêu cầu bổ nhiệm một nhân viên để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của mình và các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính hiệu quả của các hướng dẫn của keo nha cai net toán viên công ty đối với nhân viên

(1) Văn phòng Thành viên Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát sẽ được bố trí nhân sự chuyên trách (sau đây gọi là "Nhân viên keo nha cai net toán") để hỗ trợ các Thành viên Ban keo nha cai net toán & keo nha cai net soát trong nhiệm vụ của họ

(2) Nhân viên keo nha cai net toán có thể đồng thời là keo nha cai net toán viên của các công ty liên kết

(3) Nhân viên keo nha cai net toán có quyền tiến hành các cuộc điều tra cần thiết cho việc keo nha cai net toán Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát, theo hướng dẫn của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát

8 Về các vấn đề liên quan đến tính độc lập của nhân viên với giám đốc ở đoạn trước

(1) Để đảm bảo rằng nhân viên keo nha cai net toán viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách phù hợp, việc đánh giá nhân sự được thực hiện bởi keo nha cai net toán viên toàn thời gian và những thay đổi về nhân sự cần có sự đồng ý trước của keo nha cai net toán viên toàn thời gian

9 Về hệ thống dành cho giám đốc và nhân viên của Công ty, các giám đốc, vv và nhân viên của các công ty con báo cáo cho keo nha cai net toán viên công ty và các hệ thống khác để báo cáo cho keo nha cai net toán viên công ty

(1) Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát, giám đốc và nhân viên sẽ báo cáo với Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát về các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý công ty và hoạt động kinh doanh, cũng như tình hình và kết quả thực hiện kinh doanh Những vấn đề quan trọng này bao gồm các vấn đề liên quan đến tuân thủ, các vấn đề liên quan đến rủi ro và các vấn đề khác liên quan đến keo nha cai net soát nội bộ

(2) Giám đốc phải báo cáo ngay cho Ban keo nha cai net toán Công ty nếu họ phát hiện ra bất kỳ sự việc nào có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty

(3) Báo cáo cho Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát phải được lập một cách trung thực và không bỏ sót, đồng thời, ngoài các báo cáo định kỳ, phải lập báo cáo ngay lập tức bất cứ khi nào cần thiết

(4) Chúng tôi sẽ thiết lập một hệ thống trong đó nội dung tham vấn và báo cáo tới các trung tâm tư vấn bên ngoài trong toàn tập đoàn sẽ được báo cáo kịp thời cho keo nha cai net toán viên doanh nghiệp

(5) Không ai bị đối xử bất lợi vì đã báo cáo cho keo nha cai net toán viên công ty

10 Về các hệ thống khác nhằm đảm bảo hoạt động keo nha cai net toán của keo nha cai net toán viên doanh nghiệp được tiến hành một cách hiệu quả

(1) Giám đốc đại diện và keo nha cai net toán viên công ty tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thúc đẩy giao tiếp lẫn nhau

(2) Giám đốc phải hợp tác với Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát để đảm bảo liên lạc, thu thập và trao đổi thông tin phù hợp giữa Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát và giám đốc của các công ty liên kết, vv, nhằm thực hiện một cách thích hợp nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát

(3) Các giám đốc cũng sẽ hợp tác điều tra các đối tác kinh doanh quan trọng mà keo nha cai net toán viên công ty cho là cần thiết

(4) Giám đốc sẽ tạo ra một môi trường trong đó keo nha cai net toán viên công ty có thể cộng tác với các chuyên gia bên ngoài như luật sư và kế toán viên hành chính được chứng nhận khi thấy cần thiết trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ

(5) Bộ phận pháp chế, bộ phận quản lý rủi ro, bộ phận keo nha cai net toán nội bộ, bộ phận tài chính kế toán, vv sẽ hỗ trợ các cuộc điều tra cần thiết cho hoạt động keo nha cai net toán theo yêu cầu của keo nha cai net toán viên doanh nghiệp

(6) Các chi phí, vv để thực hiện nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát sẽ được thanh toán kịp thời trừ khi Công ty chứng minh được rằng những chi phí đó không cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ của Thành viên Ban keo nha cai net toán & Giám sát

hoặc hơn