18 tháng 2 năm 2014

keo nha cai nhan dinh xin thông báo với bạn rằng tại cuộc họp hội đồng quản trị tổ chức ngày hôm nay, keo nha cai nhan dinh đã quyết định về "Chính sách cơ bản để phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ năm 2014" như sau

　Vì công ty keo nha cai nhan dinh cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ tại nhiều cửa hàng ở tất cả các quận trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, kết hợp kinh doanh cửa hàng tiện lợi với kinh doanh bán vé, kinh doanh liên quan đến dịch vụ tài chính, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh tư vấn và kinh doanh nhà hàng, đặc điểm của keo nha cai nhan dinh là có nhiều luật và quy định phải tuân thủ cũng như rủi ro mất mát (sau đây gọi là "rủi ro") mà keo nha cai nhan dinh phải ứng phó cũng rất đa dạng Hơn nữa, do hoạt động kinh doanh cửa hàng tiện lợi của keo nha cai nhan dinh sử dụng hệ thống nhượng quyền nên cần phải cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ phù hợp cho một số lượng lớn các cửa hàng được nhượng quyền Với những đặc điểm kinh doanh này, keo nha cai nhan dinh tin rằng việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (sau đây gọi chung là “hoàn thiện”) là một vấn đề quản lý quan trọng nhằm đạt được sự phát triển lành mạnh và bền vững Theo các quy định của Đạo luật Hàng hóa và Trao đổi, keo nha cai nhan dinh đã quyết định `` Chính sách cơ bản năm 2014 về phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ '' (sau đây gọi là `` Chính sách '') để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu suất và sự phù hợp trong hoạt động của keo nha cai nhan dinh cũng như để duy trì và tăng giá trị doanh nghiệp của keo nha cai nhan dinh

　Công ty keo nha cai nhan dinh sẽ liên tục xem xét chính sách này theo tình hình phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên chính sách này và những thay đổi của môi trường kinh doanh, vv, đồng thời cố gắng duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và hợp lý

Chính sách này áp dụng cho tất cả cán bộ (đề cập đến giám đốc, kiểm toán viên hoặc những người tương tự; điều tương tự sẽ được áp dụng sau đây) và nhân viên (bao gồm nhân viên hợp đồng, nhân viên tạm thời, nhân viên tạm thời, vv hoặc những người tương đương với những người này; sau đây cũng sẽ áp dụng tương tự) của Công ty

 

1 Về hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty

（１）	Hội đồng quản trị xác định các chính sách và kế hoạch phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm hệ thống tuân thủ pháp luật và các quy định (sau đây gọi là "tuân thủ") và nhận báo cáo tình trạng định kỳ
（２）	Bằng việc tiếp tục có các giám đốc bên ngoài, keo nha cai nhan dinh mong muốn duy trì và cải thiện chức năng giám sát việc thực thi nhiệm vụ của các giám đốc
（３）	Kiểm toán viên kiểm tra việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc từ quan điểm độc lập, bao gồm cả tình hình phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ
（４）	Bộ phận kiểm toán nội bộ, độc lập với các bộ phận điều hành kinh doanh, kiểm tra trạng thái của hệ thống kiểm soát nội bộ và khuyến khích các cải tiến khi cần thiết
（５）	keo nha cai nhan dinh sẽ phổ biến triệt để "Điều lệ về hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson" và "Quy tắc đạo đức của Lawson", đồng thời duy trì và nâng cao nhận thức tuân thủ của các giám đốc điều hành và nhân viên bằng cách thành lập giám đốc tuân thủ và một bộ phận để giám sát việc tuân thủ, phân công một nhân viên tuân thủ cho từng bộ phận, thiết lập các quy định liên quan đến việc tuân thủ và tiến hành đào tạo đạo đức và khảo sát nhận thức về tuân thủ thường xuyên
（６）	keo nha cai nhan dinh sẽ củng cố bộ phận pháp lý của mình, xác định các luật và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của keo nha cai nhan dinh và phổ biến kỹ lưỡng nội dung của chúng đến các bộ phận liên quan, từ đó tạo nền tảng cho việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý Đặc biệt, keo nha cai nhan dinh sẽ cố gắng đảm bảo nhận thức nội bộ về luật và quy định hiện hành nhằm tuân thủ luật chống độc quyền, luật hợp đồng phụ, vv
（７）	Ngoài việc thiết lập các kênh báo cáo thông thường để báo cáo hành vi vi phạm pháp luật và quy định hoặc quy tắc nội bộ, keo nha cai nhan dinh cũng sẽ thiết lập các quầy tư vấn và báo cáo để bảo vệ đầy đủ người tố cáo (quầy tư vấn nội bộ, quầy tư vấn bên ngoài toàn tập đoàn và quầy tư vấn có thể được nhân viên cửa hàng nhượng quyền và đối tác kinh doanh sử dụng), nhằm nỗ lực nhanh chóng phát hiện các hành vi vi phạm luật pháp và quy định hoặc khả năng xảy ra những vi phạm đó trong toàn bộ Tập đoàn Lawson và chuỗi Lawson
（８）	keo nha cai nhan dinh sẽ không bao giờ liên quan đến các lực lượng hoặc tổ chức chống đối xã hội đe dọa trật tự và an toàn của xã hội dân sự và keo nha cai nhan dinh sẽ kiên quyết đáp ứng mọi yêu cầu vô lý trong việc hợp tác với luật sư, cảnh sát, vv

 

2 Về hệ thống lưu trữ, quản lý thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc

（１）	keo nha cai nhan dinh sẽ ghi lại, lưu giữ và quản lý thông tin liên quan đến việc ra quyết định tại Hội đồng quản trị và các cuộc họp quan trọng khác, thông tin liên quan đến phê duyệt của Giám đốc đại diện Giám đốc điều hành và các phê duyệt quan trọng khác cũng như thông tin liên quan đến tài chính, quản trị và rủi ro tuân thủ (bao gồm cả thông tin điện từ), đồng thời thiết lập một hệ thống để các bên cần thiết có thể xem thông tin đó
（２）	keo nha cai nhan dinh quản lý và giám sát hệ thống thông tin một cách an toàn cũng như duy trì chúng bằng các biện pháp ứng phó dự phòng thích hợp
（３）	keo nha cai nhan dinh sẽ xây dựng các quy định quy định việc lưu trữ và quản lý tài liệu (bao gồm cả hồ sơ điện từ), cố gắng đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được trách nhiệm và quyền hạn đối với việc quản lý tài liệu cũng như thời gian lưu giữ tài liệu và phương pháp quản lý, đồng thời thường xuyên theo dõi trạng thái quản lý và lưu trữ
（４）	keo nha cai nhan dinh sẽ xây dựng các quy định liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và quản lý bí mật thương mại, đồng thời lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân cũng như bí mật thương mại quan trọng một cách thích hợp và an toàn
（５）	Để thúc đẩy bảo mật thông tin một cách tích hợp và toàn diện từ cả quản lý rủi ro và hệ thống, công nghệ và bảo mật, keo nha cai nhan dinh sẽ thành lập giám đốc bảo mật thông tin và bộ phận giám sát bảo mật thông tin, đồng thời phát triển và thiết lập hệ thống bảo mật thông tin của Tập đoàn Lawson
（６）	keo nha cai nhan dinh sẽ xây dựng các quy định liên quan đến việc tiết lộ thông tin quan trọng của công ty và phát triển hệ thống để đảm bảo rằng thông tin cần được tiết lộ theo luật pháp và quy định hoặc quy tắc trao đổi sẽ được tiết lộ một cách thích hợp, kịp thời và công bằng

 

３． Các quy tắc liên quan đến quản lý rủi ro và các hệ thống khác

（１）	keo nha cai nhan dinh sẽ thành lập một bộ phận để giám sát quản lý rủi ro, xây dựng các quy định liên quan đến quản lý rủi ro và phát triển hệ thống phòng ngừa toàn tập đoàn trong thời gian bình thường Ngoài ra, mỗi bộ phận xác định những rủi ro có tác động đáng kể đến công tác quản lý liên quan đến mục tiêu kinh doanh, phân tích khả năng xảy ra những rủi ro đó và mức độ ảnh hưởng của chúng, đánh giá xem liệu rủi ro có nên được ưu tiên cho các biện pháp đối phó hay không và thực hiện các biện pháp ứng phó theo đặc điểm của rủi ro
（２）	Để đảm bảo tính hiệu quả của quản lý rủi ro, keo nha cai nhan dinh đã thành lập một ủy ban chuyên trách (Ủy ban Tuân thủ và Quản lý Rủi ro) và thiết lập một hệ thống làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của ủy ban và chủ tịch ủy ban keo nha cai nhan dinh cũng hướng tới nâng cao nhận thức về quản lý rủi ro bằng cách phân công nhân sự quản lý rủi ro cho từng bộ phận và công ty liên kết, đồng thời triển khai giáo dục và đào tạo về quản lý rủi ro
（３）	keo nha cai nhan dinh sẽ chuẩn bị trước chính sách hệ thống và tổ chức cho tổ chức có biện pháp đối phó trong trường hợp xảy ra hoặc có khả năng xảy ra tình huống bất ngờ có ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác quản lý, đồng thời keo nha cai nhan dinh sẽ ứng phó kịp thời với trường hợp khẩn cấp và thực hiện các biện pháp ngăn chặn tái diễn Đặc biệt, keo nha cai nhan dinh sẽ xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) và cố gắng duy trì hệ thống Quản lý liên tục kinh doanh (BCM) nhằm giảm thiểu gián đoạn kinh doanh trong trường hợp xảy ra tình huống có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty, chẳng hạn như thảm họa quy mô lớn hoặc sự lây lan của một chủng cúm mới
（４）	Để chuẩn bị cho một trận động đất lớn, keo nha cai nhan dinh sẽ tiến hành diễn tập phòng chống thiên tai ba lần một năm và cố gắng nâng cao hiệu quả của "Sổ tay hướng dẫn đối phó thiên tai" và "BCP"

 

4 Về hệ thống đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện hiệu quả

（１）	Ngoài việc làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm trong việc ra quyết định và điều hành kinh doanh của giám đốc điều hành và nhân viên, keo nha cai nhan dinh cũng thiết lập các quy định về phân chia nhiệm vụ và đảm bảo phân chia vai trò và hợp tác phù hợp giữa các tổ chức
（２）	keo nha cai nhan dinh nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc đơn giản hóa hoạt động, tinh giản tổ chức và sử dụng CNTT phù hợp
（３）	Để thúc đẩy việc truyền tải và liên lạc thông tin phù hợp giữa giám đốc điều hành và nhân viên, keo nha cai nhan dinh sẽ thiết lập một hệ thống trong đó các chính sách quản lý và chính sách này được truyền đạt từ giám đốc điều hành đến nhân viên và thông tin quan trọng được truyền đạt từ nhân viên đến giám đốc điều hành một cách kịp thời và phù hợp

 

5 Về hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của tập đoàn gồm Công ty và các công ty con

（１）	keo nha cai nhan dinh nỗ lực duy trì và nâng cao thương hiệu Lawson thông qua hợp tác chặt chẽ với các công ty con và công ty liên kết (sau đây gọi chung là ``công ty liên kết'') Tuy nhiên, đối với các công ty liên kết, keo nha cai nhan dinh sẽ cố gắng phát triển hệ thống theo cách phù hợp, chẳng hạn như tiến hành giới thiệu dần dần, có tính đến mối quan hệ với các cổ đông khác ở vị trí lãnh đạo và sự khác biệt về luật pháp và phong tục tập quán của đất nước ở nước ngoài
（２）	Trong khi tôn trọng sự độc lập của các công ty liên kết, keo nha cai nhan dinh cố gắng đảm bảo rằng các công ty liên kết nhận thức đầy đủ về Điều lệ hành vi doanh nghiệp của Tập đoàn Lawson, có tính đến mục đích đầu tư của keo nha cai nhan dinh vào các công ty liên kết
（３）	keo nha cai nhan dinh sẽ cố gắng đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động trong toàn Tập đoàn Lawson bằng cách phân công cán bộ xúc tiến quản lý rủi ro và tuân thủ cho các công ty liên kết lớn và thúc đẩy giao tiếp giữa Công ty và các công ty con lớn
（４）	Bộ phận kiểm toán nội bộ hợp tác kiểm tra hiện trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty liên kết và khuyến khích cải tiến dựa trên kết quả kiểm toán

 

6 Về hệ thống cần thiết để đảm bảo tính phù hợp của báo cáo tài chính liên quan đến công ty của keo nha cai nhan dinh và tập đoàn mà công ty đó trực thuộc

（１）

Để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, keo nha cai nhan dinh sẽ bổ nhiệm nhân viên kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán, đồng thời thiết lập hệ thống công bố thông tin sau khi tham vấn, xem xét và xác nhận theo các quy định liên quan đến công bố thông tin

（２）

Để triển khai một cách phù hợp hệ thống báo cáo kiểm soát nội bộ của Luật Công cụ tài chính và Giao dịch như kiểm soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính, keo nha cai nhan dinh đã thành lập một tổ chức kiểm soát nội bộ và thiết lập một hệ thống để tự đánh giá và cải thiện bên thứ ba bằng cách hiểu và ghi lại trạng thái kiểm soát nội bộ của toàn công ty và quy trình kinh doanh tại các địa điểm kinh doanh quan trọng Kết quả đánh giá, cải tiến của Công ty và các công ty con quan trọng sẽ được báo cáo thường xuyên cho HĐQT

 

7 Các vấn đề liên quan đến nhân viên trong trường hợp kiểm toán viên công ty yêu cầu bổ nhiệm nhân viên để hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ

（１）	Văn phòng Ban Kiểm toán & Kiểm soát sẽ bố trí nhân sự phù hợp với tư cách là nhân viên toàn thời gian (sau đây gọi là “Nhân viên Kiểm toán”) để hỗ trợ các Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát trong nhiệm vụ của họ
（２）	Nhân viên kiểm toán có thể đồng thời là kiểm toán viên của các công ty liên kết
（３）	Nhân viên kiểm toán có quyền tiến hành các cuộc điều tra cần thiết cho cuộc kiểm toán của kiểm toán viên theo hướng dẫn của kiểm toán viên
（４）	Bộ phận pháp chế, bộ phận quản lý rủi ro, bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận tài chính kế toán, vv hỗ trợ các công việc điều tra cần thiết cho kiểm toán theo yêu cầu của kiểm toán viên doanh nghiệp

 

8 Về các vấn đề liên quan đến tính độc lập của nhân viên với giám đốc ở đoạn trước

（１）	Để đảm bảo rằng nhân viên kiểm toán thực hiện nhiệm vụ của mình một cách phù hợp, kiểm toán viên toàn thời gian tiến hành đánh giá nhân sự và việc thay đổi nhân sự cần có sự đồng ý trước của kiểm toán viên toàn thời gian

 

9 Về hệ thống để giám đốc và nhân viên báo cáo với kiểm toán viên công ty và các hệ thống khác để báo cáo với kiểm toán viên công ty

（１）	Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát, giám đốc và nhân viên báo cáo cho Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát về các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý công ty và hoạt động kinh doanh cũng như tình hình và kết quả thực hiện kinh doanh Những vấn đề quan trọng này bao gồm các vấn đề liên quan đến tuân thủ, các vấn đề liên quan đến rủi ro và các vấn đề khác liên quan đến kiểm soát nội bộ
（２）	Giám đốc sẽ báo cáo ngay cho Ban Kiểm toán Doanh nghiệp nếu phát hiện bất kỳ sự việc nào có thể gây thiệt hại đáng kể cho công ty
（３）	Các báo cáo cho Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát phải được thực hiện một cách trung thực và không bỏ sót, đồng thời, ngoài các báo cáo định kỳ, phải lập báo cáo ngay lập tức bất cứ khi nào cần thiết

 

10 Về các hệ thống khác nhằm đảm bảo hoạt động kiểm toán của kiểm toán viên doanh nghiệp được tiến hành một cách hiệu quả

（１）	Giám đốc đại diện và kiểm toán viên tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thúc đẩy sự trao đổi thông tin lẫn nhau
（２）	Để đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ của Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát, Giám đốc phải hợp tác với Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát và giám đốc của các công ty liên kết để đảm bảo việc liên lạc, thu thập và trao đổi thông tin phù hợp
（３）	Các giám đốc cũng hợp tác điều tra các đối tác kinh doanh quan trọng mà kiểm toán viên cho là cần thiết
（４）	Giám đốc sẽ tạo ra một môi trường trong đó kiểm toán viên có thể cộng tác với các chuyên gia bên ngoài như luật sư và kế toán viên hành chính được chứng nhận khi thấy cần thiết trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ

 

hoặc hơn